في عالم المقاولات، تُعتبر المستخلصات حجر الأساس الذي يربط بين الجانب الهندسي والجانب المالي في أي مشروع. فهي ليست مجرد وثائق ورقية، بل تمثل وسيلة رسمية لتنظيم العلاقة بين المقاول والجهة المالكة، وتوضيح قيمة الأعمال المنجزة، والمبالغ المستحقة، ونسب الإنجاز الفعلية مقارنةً بما تم التخطيط له.

ولأن كيفية عمل مستخلصات المقاولات قد تبدو معقدة بالنسبة للبعض، تأتي أهمية فهمها بدقة، سواء للمهندسين أو المحاسبين أو حتى أصحاب المشاريع، لضمان الشفافية وحماية حقوق جميع الأطراف.

في هذه المقالة، سنأخذكم في رحلة تفصيلية توضح خطوات إعداد مستخلصات المقاولات حسب النظام المالي والهندسي، مع استعراض أهم النصائح والاعتبارات التي يجب مراعاتها لتحقيق أعلى درجات الدقة والمصداقية.

ما هو مستخلص المقاولات؟

المستخلص في المقاولات هو وثيقة مالية وهندسية توضح قيمة الأعمال التي تم إنجازها في فترة معينة، ويُستخدم لطلب صرف دفعات مالية من المالك أو الجهة المشرفة على المشروع.
يحتوي المستخلص عادةً على تفاصيل مثل:

• الكميات المنفذة من البنود المختلفة.
• الأسعار المتفق عليها في العقد.
• نسبة الإنجاز.
• المبالغ المستحقة بعد الخصومات (التأمينات، الغرامات، الاستقطاعات).

إذن، المستخلص هو أداة رسمية تُظهر الموقف التنفيذي والمالي للمشروع في أي وقت.

أهمية المستخلصات في المشاريع

تلعب المستخلصات دوراً محورياً في إدارة المشاريع، ومن أبرز فوائدها:

1. توثيق الأعمال المنجزة: فهي بمثابة سجل رسمي يوضح ما تم إنجازه فعليًا.
2. صرف الدفعات المالية: تُعتبر المرجع الأساسي لحساب المبالغ المستحقة للمقاول.
3. متابعة تقدم المشروع: تعكس نسب الإنجاز مقارنةً بالجدول الزمني.
4. تحقيق الشفافية: تمنع النزاعات المالية والهندسية بين المالك والمقاول.
5. إدارة السيولة النقدية: تساعد المقاول في التخطيط للتدفقات المالية.

خطوات إعداد مستخلصات المقاولات حسب النظام المالي والهندسي

1. مراجعة العقد والمواصفات

أول خطوة لفهم كيفية عمل مستخلصات المقاولات هي الرجوع إلى العقد الأساسي، والذي يتضمن:

• جدول الكميات (BOQ).
• الأسعار الوحدوية المتفق عليها.
• الشروط الخاصة بالدفع والخصومات.
• المواصفات الفنية.

يجب التأكد من أن كل بند سيتم اعتماده في المستخلص مدرج في العقد، لتفادي أي اعتراض لاحق من الاستشاري أو المالك.

2. حصر الأعمال المنفذة فعليًا

الخطوة الثانية هي إجراء حصر دقيق للأعمال التي تم تنفيذها على أرض الواقع.
يتم ذلك عبر:

• زيارة الموقع.
• أخذ القياسات الفعلية.
• مطابقة الكميات مع الرسومات التنفيذية.
• تسجيلها في جداول مبدئية قبل اعتمادها.

هذا الحصر يُمثل جوهر المستخلص لأنه يوضح كمية الأعمال التي سيتم صرف قيمتها.

3. إعداد الجداول الحسابية

بعد الحصر، يتم إدخال الكميات المنفذة في جداول المستخلص، والتي عادةً ما تتكون من:

• البند: رقم البند حسب BOQ.
• الوصف: تفاصيل العمل (مثلاً: أعمال خرسانة مسلحة).
• الوحدة: م³، م²، طن… إلخ.
• الكمية المتعاقد عليها: حسب العقد.
• الكمية المنفذة: حسب الحصر.
• السعر الوحدوي: من العقد.
• القيمة الإجمالية: حاصل ضرب الكمية × السعر.

4. احتساب الدفعات المستحقة

بمجرد تجهيز الجدول، يتم حساب:

• إجمالي قيمة الأعمال المنفذة حتى تاريخ المستخلص.
• المبالغ المصروفة سابقًا (من مستخلصات سابقة).
• صافي الدفعة الحالية = (إجمالي الأعمال المنفذة – المدفوع سابقًا – الخصومات).

5. تطبيق الخصومات والاستقطاعات

لا يتم صرف المستخلص بالكامل كما هو، بل تُخصم منه بعض البنود حسب النظام المالي والهندسي، مثل:

• التأمين النهائي: نسبة يتم خصمها لضمان جودة التنفيذ.
• غرامات التأخير: في حال وجود تأخير في الجدول الزمني.
• الضرائب: كضريبة القيمة المضافة.
• التأمينات الاجتماعية: إن وجدت.

6. مراجعة واعتماد المستخلص

بعد إعداد المستخلص، يتم عرضه على:

1. الاستشاري: لمراجعة الكميات والأعمال المنفذة.
2. المالك: لاعتماد الصرف بعد موافقة الاستشاري.
3. الإدارة المالية: لصرف المبالغ وفق الدورة المستندية.

دور الهندسة في إعداد المستخلصات

الهندسة تُعتبر الأساس في كيفية عمل مستخلصات المقاولات، فهي تضمن:

• أن جميع الأعمال مطابقة للمواصفات.
• أن الحصر الهندسى للكميات دقيق.
• أن أي تعديل أو تغيير (Variation Order) يتم اعتماده رسمياً.

دور المحاسبة في إعداد المستخلصات

على الجانب المالي، المحاسب يقوم بـ:

• مراجعة العمليات الحسابية.
• التأكد من تطبيق الخصومات.
• مطابقة المستخلص مع الميزانية.
• تسجيل القيم في الدفاتر المالية للمشروع.

أنواع المستخلصات في المقاولات

1. المستخلصات الشهرية

يتم إعدادها بشكل دوري (عادةً شهريًا) لتعكس الأعمال المنفذة في نفس الفترة.

2. المستخلصات الختامية

تُجهز عند الانتهاء من المشروع بالكامل لتصفية الحسابات النهائية.

3. المستخلصات المستعجلة (Advance)

يتم صرفها كمقدم مالي للمقاول قبل بدء الأعمال، ويتم تسويتها لاحقًا.

التحديات الشائعة في إعداد المستخلصات

1. اختلاف الكميات بين المقاول والاستشاري.
2. تأخر الاعتماد مما يسبب أزمة سيولة.
3. أخطاء حسابية تؤدي لرفض المستخلص.
4. عدم وضوح البنود في العقد.

نصائح لإعداد مستخلصات دقيقة

1. توثيق جميع الأعمال المنفذة بالصور والتقارير.
2. مطابقة الحصر مع الرسومات التنفيذية.
3. مراجعة الأسعار والبنود مع العقد بدقة.
4. استخدام برامج متخصصة مثل Excel أو برامج ERP.
5. الاحتفاظ بسجل كامل للمستخلصات السابقة.

كيفية عمل مستخلصات المقاولات باستخدام برامج حديثة

التكنولوجيا ساعدت بشكل كبير في إعداد المستخلصات، حيث يمكن استخدام:

• Excel: الأشهر والأكثر استخدامًا.
• Primavera: لربط المستخلص بالجدول الزمني.
• SAP – Oracle ERP: لربط المستخلص مع النظام المالي الكامل.

الخاتمة

في النهاية، يُمكن القول إن إعداد مستخلصات المقاولات هو عملية دقيقة تتطلب تكاملًا بين الهندسة والمالية، لضمان حقوق جميع الأطراف وتحقيق الشفافية في إدارة المشروع.
إن فهم كيفية عمل مستخلصات المقاولات بشكل صحيح يُعتبر من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل مهندس مدني أو محاسب يعمل في قطاع البناء والتشييد.